Thư viện
Kế hoạch chuyển dọn văn phòng chi tiết nhất
Cập nhật: 2020-01-31 13:02:39
Di dời văn phòng luôn là một trong những vấn đề có phần rắc rối, phức tạp làm cho các chủ doanh nghiệp tiêu tốn rất nhiều thì giờ. Để việc vận chuyển trở nên thuận tiện, dễ dàng hơn chúng ta cần phải chuẩn bị trước cho mình một bản lập kế hoạch chuyển văn phòng có tổ chức. Như thế công việc sẽ trở nên một cách lưu loát, nhanh chóng.
Việc chuẩn bị trước một bản kế hoạch di dời văn phòng là một điều thực sự cần thiết nên làm. Khi thực hiện đúng trình tự trong kế hoạch công việc đề ra, chúng ta sẽ biết được những việc gì nên được ưu tiên trước, công việc nào sẽ thực hiện sau đó. Thực tế là, thực hiện một bản kế hoạch vận chuyển văn phòng khá là phức tạp, bởi càng chi tiết sẽ giảm thiểu được những rủi ro có thể xảy ra. Sau đây chúng tôi xin chia sẻ đến bạn những lưu ý quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch chuyển văn phòng.
Các bước tiến hành trong bản lập kế hoạch chuyển văn phòng
Xác định các mốc thời gian
Để đảm bảo được việc vận chuyển hoàn thành đúng hạn, trước tiên phải xác định được hai cột mốc quan trọng. Chính là khi nào bạn bắt buộc bạn phải ra khỏi văn phòng hiện tại và thời điểm nào sẽ được dọn vào văn phòng mới.
Sau khi xác định được hai mốc thời gian như trên rồi, chúng tôi khuyên các bạn nên tiến hành lên kế hoạch thực hiện các tiến độ công việc trước một tháng. Nếu bạn không dự trù trước một khoảng thời gian bạn có thể tốn một khoảng thời gian chết giữa các công đoạn đáng kể hơn.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, bạn nên tiến hành việc di dời sang văn phòng mới vào cuối tuần và nhớ chọn ngày lành tháng tốt nhé. Lý do vào cuối tuần bạn sẽ có nhiều thời gian hơn và không làm ảnh hưởng đến công việc của bạn và các nhân viên.
Xem thêm bài viết của chúng tôi:
Đặt két sắt theo phong thuỷ vượng tài lộc
Lập kế hoạch về việc kiểm kê các đồ dùng, thiết bị văn phòng
Trước khi vận chuyển chúng ta hãy lên một bảng danh sách các đồ dùng, thiết bị văn phòng rồi sau đó hãy đối chiếu sau khi mọi việc đã hoàn tất. Việc làm này sẽ giúp bạn kiểm soát được đầy đủ số lượng đồ dùng của chính mình và có thể giải quyết trong trường hợp đơn vị vận chuyển thiếu hay bị đánh cắp.
Đầu tiên, bạn sẽ lên một danh sách các mặt hàng cùng số lượng và hãy nhớ phân thành các nhóm chuyên biệt như tài liệu văn thư, thiết bị văn phòng,... Việc có được bảng danh sách phân loại một cách chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát các tài sản của chính doanh nghiệp bạn.
Xác định ngân sách cho việc vận chuyển
Sau khi bạn đã có được một bản kế hoạch chi tiết để phân công cho nhóm của bạn thực hiện. Bước tiếp theo, bằng kinh nghiệm của chính mình bạn phải đưa ra một bảng dự trù ngân sách phân bổ cho các hoạt động trên.
Ngân sách cho kế hoạch chuyển văn phòng mới sẽ dựa vào rất nhiều yếu tố mà bạn cần phải xem xét một cách kỹ lưỡng. Chẳng hạn như bạn thuê phương tiện như thế nào để vận chuyển hoặc giá đơn vị mà bạn sẽ thuê họ, kích thước nơi làm việc của doanh nghiệp và nếu bạn có dự tính cải tiến đổi mới các thiết bị hãy liệt kê vào bảng ngân sách luôn nhé.
Thêm vào đó, các chủ doanh nghiệp cần phải dự trù một khoản chi phí cho việc di dời sang địa điểm mới. Lý do trong quá trình thực hiện, rủi ro không may các thiết bị vật dụng bị hư hỏng hoặc bạn phải chuyển sang một địa điểm thứ hai vì không cảm thấy phù hợp với môi trường mới.
Để đảm bảo và giảm thiểu được rủi ro bạn có thể thuê những đơn vị dịch vụ vận chuyển văn phòng trọn gói. Việc này có thể làm cho bạn tốn thêm một phần chi phí nhưng thực tế không nhiều hơn là bao, nhưng có thể giúp bạn thực hiện đúng tiến độ và bồi thường những mất mát có thể xảy ra.
Trong trường hợp việc vận chuyển của bạn quy mô không lớn và không nhất thiết phải nhờ đến các công ty dịch vụ. Bạn có thể tự thực hiện bằng việc huy động một lượng ít nhân sự trong công ty và đảm bảo tính an toàn cho hàng hoá bằng cách hãy đóng gói, quấn keo một cách cẩn thận nhất nhé.
Một số lưu ý trong việc lên kế hoạch chuyển văn phòng
Thông báo về việc chuyển địa điểm văn phòng
Công việc thông báo này nên thực hiện trước khi bạn tiến hành công đoạn di dời văn phòng. Nghĩa là trong thời điểm công ty còn đang hoạt động trước vài tuần tiến hành, bạn có thể dán thông báo trước cửa hoặc thông báo sự kiện trên website, email và các mạng xã hội.
- Các đối tượng bạn nên thông báo chính là các khách hàng hiện tại, các nhà cung cấp đối tác có liên quan đến công ty.
- Các đơn vị chuyển phát nhanh, đơn vị báo chí, bưu điện.
- Các đơn vị chức năng liên quan đến nhà nước như cục thuế, công an khu vực.
- Các đơn vị cung cấp các dịch vụ mạng, viễn thông để đảm bảo hệ thống của bạn khi bắt đầu tại nơi mới sẽ không bị ngắt quãng. Hoặc nếu bạn có ý định chuyển đổi các nhà mạng khác, hãy tiến hành lắp đặt và vận hành trước khi bắt đầu.
Tìm hiểu các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển
Việc tự thực hiện, tự thuê các nhân công bốc dỡ hàng hoá và xe tải chưa chắc đã đảm bảo được thời gian và chi phí có thể cao hơn mà không đảm bảo được tính an toàn của hàng hoá. Trong trường hợp này, lựa chọn thuê một công ty vận chuyển văn phòng trọn gói uy tín sẽ tốt hơn.
Trước khi đưa ra quyết định thuê nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển văn phòng, hãy tìm hiểu thông tin của họ hoặc tốt nhất là nhờ một người tin cậy giới thiệu để đảm bảo được sự an tâm tuyệt đối.
Hy vọng qua bài viết trên, bạn sẽ có thêm kiến thức để tự mình triển khai bản kế hoạch chuyển văn phòng một cách chi tiết nhất. Và có thể nói đây là một cách việc khá phức tạp và nhức đầu với những người chưa có nhiều kinh nghiệm.
Chúng tôi chuyên cho thuê văn phòng tại quận Phú Nhuận khi các bạn có nhu cầu hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thông tin nhé. Hiện tại chúng tôi có cung cấp văn phòng cho thuê hạng B quận Phú Nhuận, văn phòng cho thuê hạng A quận Phú Nhuận, ...
Thông tin liên hệ
Cty TNHH DV Bất Động Sản Leader Real
10 Phan Đăng Lưu, F7, Q. Bình Thạnh, TPHCM
Hotline: 0968 44 68 68 - 08 730 88 678
Website: https://vanphongchothuequanphunhuan.com
Biên tập bởi Nguyễn Thoại
Bình luận